Plaats- en tijdonafhankelijk werken (Het Nieuwe Werken)
Grondslag in de cao
In deze cao is het plaats- en tijdonafhankelijk werken geregeld in artikel 5.2 en in Bijlage 2.
Voor ondernemingen die in decentraal overleg flexibilisering van werktijden in het kader van plaats- en tijd onafhankelijk werken hebben ingevoerd, zijn de volgende bepalingen in de cao niet van toepassing:
artikel 4.8 (Werktijdentoeslag);
artikel 4.9 (Compensatie van overuren voor werknemers met een voltijd dienstverband);
artikel 4.10 (Compensatie van meeruren en overuren voor werknemers met een deeltijddienstverband) en
artikel 5.1 (Gebruikelijke dagelijkse werktijden).
De bepalingen over plaats- en tijdonafhankelijk werken zijn niet van toepassing op de functiegroep Dagbladjournalisten (artikel 13.1 lid 2 van de cao) en de functiegroep Huis-aan-Huisbladjournalisten (artikel 16.1 lid 2 van de cao).
De voornaamste rechten en plichten uit plaats- en tijdonafhankelijk werken (Het Nieuwe Werken) zijn samengevat in deze brochure van AWVN.
Praktisch: hoever gaat de verantwoordelijkheid van de werkgever bij de werkplek thuis?
De werkgever heeft verantwoordelijkheid voor de veiligheid van de werkomgeving en voor de inrichting van de werkplek, maar dat betekent niet automatisch dat de werkgever ook (alle) kosten die daarmee gemoeid zijn, zou moeten dragen.
Initiatief
Het antwoord op de vraag wie de kosten draagt van de werkplek thuis zal mede afhankelijk zijn van wie het initiatief tot thuiswerken neemt. Het maakt bijvoorbeeld uit of de werkgever stelt dat er naar minder kantoorruimte wordt overgegaan waarbij werknemers geacht worden twee dagen per week thuis te werken of dat een werknemer aan een werkgever vraagt of hij een dag per week thuis mag werken, terwijl er ook een werkplek op kantoor beschikbaar is. Het ligt voor de hand dat de werkgever in de eerste situatie (meer) verantwoordelijk zal zijn voor de kosten dan in de tweede situatie.
Voorzieningen
Daarnaast is ook van belang welke voorzieningen een werknemer thuis nodig heeft. Moet de gehele werkplek thuis worden ‘gekopieerd’ (bijv. bureau, stoel, pc, beeldscherm, telefoon, printer, etc.) of gaat het bijv. enkel om een bureau en stoel (omdat de werknemer reeds een laptop en mobiele telefoon van de werkgever in bruikleen heeft)? En kan de werknemer dan toe met een standaard bureaustoel of is er sprake van een speciale stoel omdat de betreffende werknemer bijvoorbeeld al langer last heeft van rugklachten?
Maatwerk
Bij Plaats- en tijdonafhankelijk werken gaat het om maatwerk. De leidinggevende (werkgever) en de werknemer bespreken met elkaar welke voorzieningen thuis benodigd zijn en welke condities gelden om het werk thuis veilig en naar behoren te kunnen uitvoeren. Dan gaat het dus om de benodigde voorzieningen (bureau, stoel, etc.), maar ook de werkruimte zelf (is er een aparte werkruimte of niet; voldoet deze aan de technische aspecten, zoals bijv. voldoende daglicht, etc.; is er een goede internetverbinding als dat nodig is voor het werk). En daarnaast de condities van meer sociale aard (kan werknemer thuis ook voldoende rustig werken, is bijv. de zorg voor eventuele (kleine) kinderen geregeld).
Bij twijfel kan werkgever een inspectie van de werkplek uitvoeren. Maar niets kan worden dicht geregeld bij Plaats- en tijdonafhankelijk werken. Want wat nu als de werkplek goed is ingericht met een bureau en bureaustoel op de juiste hoogte, etc. en vervolgens maakt de werknemer de keuze om (een gedeelte van de thuiswerkuren) op een stoel aan de keukentafel te gaan werken?
Gedeelde verantwoordelijkheid
Hoewel de rechten en verplichtingen bij Plaats- en tijdonafhankelijk werken niet anders zijn, noopt de essentie van ‘plaats- en tijdonafhankelijk werken’ tot (her)oriëntatie op meerdere domeinen (arbeidsvoorwaarden, arbeidsverhoudingen, organiseren van werk en resultaatgerichtheid). Als gevolg van het feit dat een groot deel van het werk buiten het gezichtsveld van de werkgever plaatsvindt, zal bij Plaats- en tijdonafhankelijk werken meer sprake zijn van een gedeelde verantwoordelijkheid tussen werkgever en werknemer(s). Dat heeft effect op de genoemde domeinen. Zo zal de manier van leidinggeven en ontvangen veranderen. Afspraken maken over het thuiswerken en deze regelmatig bespreken tussen leidinggevende en werknemer zijn daarbij van belang. Het checken van de voorzieningen en condities van het thuis werken maken daar ook onderdeel van uit. De werkgever heeft overigens het recht om de werkplek te controleren en een werknemer mag dit in principe niet weigeren. Maar voorzichtig is geboden om de verschillende aspecten die hier om de hoek kijken te ‘juridificeren’; dat past niet bij de gedeelde verantwoordelijkheid en het karakter van thuiswerken.
Samen bespreken en vastleggen
Leidinggevende en werknemer bespreken wat is er nodig om thuis het werk veilig en naar behoren uit te kunnen voeren en hoe hier aan kan worden voldaan. Het is dus van belang om die voorzieningen en condities en de verwachtingen over en weer goed door te spreken en vast te leggen, want dat is waar werkgever en werknemer op terug kunnen vallen. Daarbij zal ook aan de orde komen wie de kosten draagt van de benodigde voorzieningen en het inrichten van de benodigde condities.
In het gesprek tussen leidinggevende en werknemer zullen overigens ook de andere domeinen aan de orde komen, zoals bijvoorbeeld:
• Hoe gaan werkgever en werknemer om met een werkoverleg op het werk op dezelfde dag dat iemand een (vaste) thuiswerkdag heeft?
• Hoe gaat werkgever om met de vergoeding woon-werkverkeer als de werknemer i.p.v. 5 dagen per week 3 dagen per week naar het werk gaat (en 2 dagen thuis werkt)?
Bijdrage van de werkgever om een duurzame werkplek in te richten
Een werkgever mag de werknemer een bijdrage geven om thuis een duurzame werkplek te creëren. Maar de Belastingdienst kan deze bijdrage aan de werknemer echter als verkapt loon aanmerken, indiener niet wordt voldaan aan bepaalde voorwaarden.
Om de bijdrage van de werkgever niet als verkapt loon te kunnen aanmerken dient te worden voldaan aan de volgende voorwaarden:
• er is een schriftelijke overeenkomst tussen werknemer en werkgever omtrent het thuiswerken;
• de bijdrage van de werkgever is alleen besteed aan voorzieningen om de werkplek volgens de Arbovoorschriften in te richten, met een bureau, een (ergonomische) stoel en verlichting;
• bij het verstrekken of ter beschikking stellen van een laptop, printer en smartphone moet worden voldaan aan het zogenoemde ‘noodzakelijkheidscriterium’. Dit wil zeggen dat de voorziening in redelijkheid nodig is om de werkzaamheden behoorlijk te kunnen verrichten;
• de werknemer werkt minimaal één volledige werkdag vanuit huis (let op: Arboregels gelden al vanaf 2 uur per week).