Scholing en opleiding: cao-UB, WKR, fiscaal en PKB
CAO-UB
Voor de werkgever geldt in de cao de algemene verplichting om werknemers inzetbaar te houden, o.m. door het faciliteren van scholing. Daartoe is de werkgever gehouden jaarlijks 1% van de loonsom beschikbaar te stellen voor opleidingen t.b.v. de inzetbaarheid van werknemers (artikel 7.1.5 van de cao)
De werkgever dient de werknemer tot het volgen van opleidingen in staat te stellen (artikel 7.2.2 van de cao).
De werknemer is op zijn beurt gehouden tot het volgen van opleidingen, m.n. opleidingen die voor de werknemer noodzakelijk zijn om de taken, die deel uitmaken van zijn functie, goed te kunnen (blijven) uitoefenen. De werknemer die wegens niet in de persoon gelegen factoren op termijn bedreigd wordt met werkloosheid, is zelfs verplicht tot het volgen van een arbeidsmarktrelevante opleiding, mits deze opleiding wordt betaald door werkgever (artikel 7.2.3 van de cao).
Fiscaal: onbelaste vergoedingen voor scholing (studiekostenregelingen)
Voor de werkgever geldt dat hij bepaalde zaken onbelast kan vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen door gebruik te maken van gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. Zo kunnen scholingskosten worden vergoed en in mindering worden gebracht op de winst, indien de opleiding is gericht op het onderhouden en verbeteren van kennis en vaardigheden van de medewerker die nodig zijn voor zijn huidige werk. De werknemer dient door de scholing inkomen kunnen behouden of meer inkomen kunnen verwerven. Voor bedrijven geldt voor die vergoeding geen drempelbedrag. Vergoeding van scholingskosten door de werkgever aan de werknemer is voor de werknemer (meestal) onbelast.
Scholing en opleiding die direct verband houden met het werk en een verplichtend karakter hebben vanuit het werk, zijn 100% voor rekening van de werkgever.
In juni 2019 heeft de fiscus een toelichting gepubliceerd over de fiscale behandeling van scholingskosten.
WKR: vergoedingen voor scholing aangewezen als eindheffingsloon
Binnen de Werkkostenregeling (WKR) kan de werkgever maximaal 1,2% van het totale fiscale loon uit van de medewerkers besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking gestelde voorzieningen. Dat is de zgn. vrije ruimte, waarin de werkgever zelf kan bepalen welke faciliteiten hij voor zijn medewerkers beschikbaar stelt. De werkgever hoeft daarbij niet te toetsen of de werknemer van de geboden faciliteiten zakelijk of privé gebruik maakt. Wel dienen de betreffende voorzieningen en faciliteiten door de werkgever te worden aangemerkt als eindheffingsloon in de zin van de WKR. Om als zodanig aangemerkt te kunnen worden dienen die voorzieningen en faciliteiten dan wel te voldoen aan een ‘gebruikelijkheidstoets’.
Wanneer de vrije ruimte van de WKR door de werkgever wordt overschreden, betaalt de werkgever daarover 80% loonbelasting.
Onder de vrije ruimte kunnen dus ook opleidingen worden gebracht. Uitgangspunt blijft ook hier dat de opleiding is gericht op het onderhouden en verbeteren van kennis en vaardigheden van de medewerker die nodig zijn voor zijn huidige werk. Cursussen met privé karakter worden in beginsel niet aangemerkt als gerichte vrijstellingen, tenzij de vergoedingen voor deze cursussen door de werkgever worden opgenomen in de administratie als eindheffingsloon èn deze cursussen ook voldoen aan de gebruikelijkheidstoets.
Scholing betaald uit het PKB
De cao geeft in artikel 6.3 aan dat een werknemer zijn PKB maandelijks kan aanwenden voor enkele door de cao benoemde bestedingsdoelen, waaronder scholing en opleiding. Het PKB is een mogelijkheid die de medewerker door de cao wordt geboden om arbeidsvoorwaarden die zijn vertaald in geld naar eigen keuze aan te wenden. Voor de besteding van het PKB gelden de gewone fiscale eisen die aan de verschillende doelen worden gesteld.
Dat betekent dat voor scholing die uit het PKB wordt betaald ook het uitgangspunt geldt dat de scholing moet gaan om de verbetering van de arbeidsmarktpositie van de medewerker. Het gaat hierbij dus om het zelfde fiscale kader als bij de gerichte vrijstellingen.
Maar ook hier geldt dat de werkgever de vrije ruimte in de WKR kan benutten door de vergoeding voor anderssoortige opleidingen aan te wijzen als eindheffingsloon op voorwaarde dat ook bij deze opleiding wordt voldaan aan de gebruikelijkheidstoets.
Vergoedingen door de werkgever voor opleidingen in andere gevallen
Opleidingen en cursussen die niet onder de voorgaande criteria vallen, kunnen niet door de werkgever fiscaal voordelig worden vergoed. De vergoeding van de werkgever voor de medewerker geldt in die gevallen als belastbaar loon.
Scholingkosten voor particulieren
Wanneer de medewerker zelf scholing betaalt, gelden voor hem de criteria van de inkomstenbelasting. De studiekosten mogen in dat geval worden afgetrokken als persoonsgebonden aftrek indien de opleiding:
- door de medewerker zelf is betaald
- is gericht op studie, beroep of toekomstig beroep
- er sprake is van een leertraject, hetgeen inhoudt dat kennis wordt opgedaan onder toezicht of begeleiding.
Het drempelbedrag voor de aftrekbaarheid van de scholingskosten is € 250,- (zijnde gemaakte kosten minus eventuele vergoedingen). Het maximum aftrekbaar bedrag is € 15.000,-